GoBD und Archivierung

Sofern Unterlagen steuerlich relevant sind, müssen sie den Vorgaben der GoBD entsprechend aufbewahrt (archiviert) werden. Ein abgelegter Papier-Ausdruck ist nicht ausreichend. Die Originaldateien müssen indexiert, maschinell auswertbar (d.h. Stichwortsuche muss möglich sein) und unveränderbar elektronisch aufbewahrt werden. Unveränderbar elektronisch abgelegt heißt durch z.B. einen Revisionsindex nachweislich als nicht verändert gekennzeichnet sein. Lediglich eine pdf-Datei im normalen Dateisystem abzuspeichern ist nicht ausreichend.

Um  diesen Anforderungen nachzukommen, ist ein den GoBD-entsprechendes Dokumenten Management System (DMS) eine sichere Lösung, das mittlerweile von vielen verschiedenen Anbietern, auch als Cloudlösung, oft aber auch in Verbindung mit der Branchensoftware angeboten wird.

Von unserer Seite aus können wir hier Datev Unternehmen online mit Belege-Online empfehlen. Dort kann man seine Belege hochladen und sie werden hier entsprechend den gesetzlichen Anforderungen der GoBD vorgehalten. Dies kostet aktuell 15€ monatlich und hat den Vorteil, dass die Belege damit auch für die elektronische Buchung am richtigem Ort sind und kein Ordnertausch mehr nötig ist.

Übersicht/ Checkliste GoBD

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

  • Alle elektronischen Systeme und die enthaltenen Informationen müssen so beschaffen sein, dass sich ein Betriebsprüfer innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.
  • Vollständigkeit
  • Alle relevanten Informationen sind vorzuhalten (z.B. Namen von Geschäftspartnern), bei Datenverdichtung dürfen keine Informationen verlorengehen.

Richtige und zeitgerechte Buchung

  • Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen in der Buchführung erfasst werden.
  • Kasseneinnahmen sind täglich zu erfassen.
  • Bei periodenweiser Erfassung ist eine geordnete Belegablage sicherzustellen.

Ordnung und Unveränderbarkeit

  • Systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen.
  • Elektronische Dokumente müssen indexiert werden, die elektronische Auswertbarkeit muss gewährleistet sein.
  • Ursprünglicher Inhalt eines Dokuments oder einer Information muss immer feststellbar sein.

Formattreue bei Archivierung

  • Ist die Urversion eines Dokuments elektronisch (z.B. E-Mail-Datei), ist diese auch elektronisch zu archivieren. Die Archivierung lediglich des Papierausdrucks ist nicht zulässig.
  • Liegt die Urversion eines Dokuments in Papierform vor, kann dieses auch elektronisch archiviert werden (ersetzendes Scannen). Das Papierdokument kann dann grundsätzlich vernichtet werden (außer z.B. Urkunden, Urteile im Original, unterschriebene Jahresabschlüsse).

E-Mail-Archivierung

  • E-Mails sind mit allen Anhängen unveränderbar bzw. mit Änderungsprotokollierung zu archivieren und in einen Index aufzunehmen.
  • Fungiert eine E-Mail nur als Träger eines Anhangs, kann auf die Archivierung verzichtet werden.
  • Die Ablage in ein Dateisystem ohne weitere Maßnahmen bezüglich Indexierung und Änderungsdokumentation ist nicht GoBD-konform.

Elektronische Kontoauszüge

  • Diese sind originär elektronische Dokumente und müssen auch in dieser Form archiviert werden.
  • Eine Archivierung durch zeitlich unbegrenzten Zugang (bzw. bis zu zehn Jahre) bei der kontoführenden Bank ist zulässig.